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Cada vez mais as organizações têm feito uso das atividades através
de grupos de trabalho. Ocorre que simplesmente reúnem os participantes e
esperam que haja sinergia e apareçam resultados. Uma esperança em
vão. Nenhum grupo de trabalho de qualquer natureza ou
finalidade irá funcionar pelo fato de existir. Grupos de trabalho capazes
de apresentar resultados devem estar sustentados em quatro pilares, que
são essenciais para o seu sucesso: métodos de resolução de problemas,
técnicas de trabalho em equipe, reuniões eficazes e administração do
tempo. Outros conhecimentos serão necessários de acordo com o objetivo do
grupo.
Essencialmente os
grupos têm sido criados para propor soluções aos problemas encontrados
nas organizações. Por si, já se justifica a necessidade de estarem
capacitados a atuarem de acordo com métodos de resolução de problemas que
sejam disciplinados e façam uso de instrumentos adequados para análise e
interpretação das informações e alternativas que surgirão no decorrer dos
trabalhos. Podemos destacar: brainstorming, diagrama de Pareto, diagrama
de causa e efeito, oito passos para solução eficaz de problemas, técnicas
de priorização do tipo GUTD. Por outro lado, de nada adiantará se não
estiverem aptos para atuar em
equipe. Conhecer os modelos de atividades em equipe e,
os papéis essenciais numa equipe são fundamentais para que se organizem e
priorizem as ações a serem desenvolvidas, bem como estabelecerem regras
para o monitoramento e desempenho das atividades.
Sem o
conhecimento de metodologias para reuniões eficazes que objetivem o
aproveitamento dos encontros do grupo de trabalho tudo será transformado
num encontro de amigos. Dominar os princípios de reuniões focadas nos
propósitos e objetivos deve ser prioridade para um grupo de trabalho que
se forma. E, o quarto pilar é o gerenciamento e administração do tempo.
De nada adiantará bons trabalhos se a equipe deixar passar a oportunidade
certa para aplicar as decisões e soluções. Em muitas atividades existem
prazos para que resultados possam ser alcançados. É a lei da
competitividade. Deve ser respeitado.
No entanto, estes
pilares de nada adiantarão se dois pontos-chave forem desrespeitados: 1.
A equipe
deve ser multidisciplinar; 2. O problema deve estar focado, delimitado.
Uma equipe homogênea tende a encontrar soluções tendenciosas para os
problemas. Quanto se tem uma equipe multidisciplinar abre-se a oportunidade
para avaliar o problema sob outros pontos de vista, aumentado a chance de
encontrar soluções originais, criativas e eficazes. Mas, se o grupo de
trabalho atuar sob problemas não delimitados irá certamente expandir o
plano de ação, aumentando seus custos e demorando em implementá-los e
obter resultados. Além do risco de errar na causa efetiva. Assim, para
evitar responsabilizar a copeira e seu cafezinho e muito menos a
faxineira, é importante que se estabeleçam quantidades, intervalos de
tempo, áreas físicas, ou qualquer outro parâmetro que limite a atuação do
projeto. Só assim poderemos ser eficazes verdadeiramente.
Desta forma é
possível avaliar que os grupos de trabalho passam a ser formadores de
conhecimento e de opinião e, interferem diretamente nas ações da
organização. Portanto, não podem ser simplesmente fruto da reunião de
quaisquer participantes. Eles mexem com a vida de todos.
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